会议（yì）及展览的预算不是一个（gè）概念。通常而言，会议预算包括以（yǐ）下几个（gè）方（fāng）面：

1、交通费用 
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目（mù）的地（dì）车站、机（jī）场、码头（tóu）至住宿地的交通
(2)、会议期间交（jiāo）通费（fèi）用（yòng）——主要是会务地交通（tōng）费（fèi）用，包括住宿地至会所的交通、会所（suǒ）到餐饮地点的交通（tōng）、会所到商务交际场地的交（jiāo）通、商务（wù）考察交通以（yǐ）及其他与会人（rén）员可能使用（yòng）的预定交通。
(3)、欢送交通及返程（chéng）交（jiāo）通——包括航（háng）班、铁路、公路、客（kè）轮及住宿地（dì）至机场、车站、港口交通（tōng）费用。

2、会议（yì）室/厅费用
(1)、会议场地租金：通常（cháng）而言，场地的租赁（lìn）已经包含某些常（cháng）用设施，譬如激光指示笔、音响（xiǎng）系统、桌（zhuō）椅、主席台（tái）、白板或者（zhě）黑板、油性笔（bǐ）、粉（fěn）笔等，但一些非常规设（shè）施（shī）并不涵盖在内（nèi）——比如投（tóu）影（yǐng）设（shè）备、临（lín）时性的装饰物、展架等（děng）。
(2)、会议设（shè）施租赁费用：此部分费用主要是租赁一些特殊（shū）设备，如（rú）投（tóu）影仪、笔记（jì）本电脑、移动式同（tóng）声翻译（yì）系统、会场展示系统、多媒体系统、摄（shè）录设备等（děng），租赁（lìn）时（shí）通（tōng）常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中（zhōng）包括设备的技术支持与维（wéi）护费用。值（zhí）得注意的（de）是（shì），在租赁时应对设备的（de）各类（lèi）功效参数作出具体（tǐ）要求（qiú）（可向会议服（fú）务公（gōng）司（sī）咨（zī）询，以获得最适（shì）宜的性价比），否（fǒu）则可（kě）能影响（xiǎng）会（huì）议的进行。另外，这些会议设施（shī）由于品牌、产地及（jí）新旧不同，租赁的价格可（kě）能相差很大。
(3)、会（huì）场布（bù）置费用：如（rú）果不是特殊要求，通（tōng）常（cháng）而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特（tè）殊要求，可以与专业（yè）的会议服务商协商。
(4)、其（qí）他支持（chí）费用：这些支持通常包括（kuò）广告及（jí）印刷、礼（lǐ）仪、媒介等（děng）。基于这些支持均为（wéi）临时性（xìng）质，如会议主（zhǔ）办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能（néng）比市场行价要高，如果让专业会（huì）议服务商代理，将获得价（jià）格（gé）相对比较（jiào）低（dī）廉且服务专业的支持。对于（yú）这些单项服务支持，主办方应尽可（kě）能细化各项要求，并单（dān）独签订服务协（xié）议。

3、住宿费用
住宿的（de）费（fèi）用应该（gāi）非常（cháng）好理解——值得注意（yì）的只是住宿费（fèi）里面有些价格是完全价格，而有点（diǎn）是需要另外加收政府税金（jīn）的。对于（yú）会议而言，住（zhù）宿费可（kě）能是（shì）主要的开支之一。找专（zhuān）业的会展服务商通（tōng）常能获得较好的折扣。正常的住宿费（fèi）除（chú）与酒店（diàn）星（xīng）级标准、房型等因（yīn）素有关（guān）外，还与客（kè）房内开放的服务项目有关——譬如（rú）客房（fáng）内的长途（tú）通讯、洗换、迷你吧酒水（shuǐ）、一次性换（huàn）洗（xǐ）衣物、互联网、水果提供等服务（wù）是（shì）否（fǒu）开放有关。会议（yì）主办方（fāng）应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐（cān）饮费用
(1)、早餐通常是自助餐，也可以采（cǎi）取围桌式就餐（cān），费（fèi）用按（àn）人数计算（但考虑到（dào）会议就餐的特殊性（xìng），所以预计就餐人数不得与（yǔ）实（shí）际就餐人数（shù）相（xiàng）差到15％，否则餐馆有理（lǐ）由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按（àn）预定人数收（shōu）取费用）
(2)、中餐及午（wǔ）餐基（jī）本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐（cān）形（xíng）式，按桌预算——围桌式形（xíng）式。如果主办方希望酒水消费自行（háng）采（cǎi）购而非由餐馆（guǎn）提供（gòng），餐馆可（kě）能（néng）会收取一定数量的服务费用。
(3)、如果在（zài）高（gāo）星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的（de），如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要（yào）加收服（fú）务费。在（zài）高星（xīng）级（jí）酒店举办会议（yì）宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服（fú）务费。
(4)、此项费用基本上（shàng）是按人（rén）数预算的，预算（suàn）时可提出不同时段茶歇（xiē）的食物、饮料组合。承办者（zhě）告知的茶歇（xiē）价格通（tōng）常包含服（fú）务（wù）人员费用。通常情况下，茶歇的（de）种类（lèi）可分为（wéi）西式与中式两种（zhǒng）——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等（děng）为主，中式则（zé）以开水（shuǐ）、绿茶（chá）或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)、联谊（yì）酒会（huì）/舞会的预算可能比单独的宴（yàn）会复杂，宴会只要设定（dìng）好餐标（biāo）与规模，预算很容易计（jì）算。但酒会/舞会的预（yù）算设计到（dào）场地与节目支（zhī）持，其预算可能（néng）需要比较长的时间确认。

5、视听设（shè）备（bèi）
除非在室外进行，否则（zé）视（shì）听设备的费用通常可以忽略。如不得不在室外（wài）进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
设备（bèi）本身的租（zū）赁费用，通（tōng）常按天计算（suàn）
设备的运（yùn）输、安装（zhuāng）调试（shì）及控制技术人员支（zhī）持费（fèi）用，可（kě）让会展服务商代理
音源（yuán）——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可（kě）自带，也可委托代理

6、杂费
杂费是指会展过程中一些（xiē）临时性安排产生的费用，包括打印、临时（shí）运输及（jí）装卸、纪念（niàn）品、模特与礼（lǐ）仪服（fú）务（wù）、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保（bǎo）健、翻（fān）译与向导、临（lín）时商务用车、汇（huì）兑（duì）等（děng）等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用（yòng）预算中（zhōng）增列（liè）不可预见费（fèi）用作为（wéi）机（jī）动处理。